Policy_Privacy

La società LEAT S.p.A. (di seguito, anche “Società”), con la presente Informativa, nel suo ruolo di Titolare del trattamento dati personali, intende fornire ai propri lavoratori, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori e, più in generale, a chiunque sia in relazione d’interessi con le Società le specifiche informazioni sul trattamento dei dati personali che si rendono necessarie con riferimento alle segnalazioni trasmesse tramite i canali di segnalazione whistleblowing, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo (“GDPR”) e della disciplina sulla protezione dei dati personali di cui al Decreto Legislativo n. 196/2003, come modificato dal Decreto Legislativo n. 101/2018 (“Codice Privacy”).

FONTE DEI DATI

I Dati sono acquisiti direttamente con la sua “Segnalazione” mediante:

- trasmissione per posta in busta chiusa riservata indirizzata al Gestore delle segnalazioni whistleblowing, presso la sede legale della pertinente Società̀;

- invio attraverso la piattaforma di cui al link pubblicato sul sito istituzionale e sulla intranet aziendale;

- richiesta di incontro diretto verbalizzato e sottoscritto dal Segnalante.

I dati personali forniti sono resi accessibili dal Gestore delle segnalazioni della Società e, se del caso, da eventuali altri soggetti, previamente autorizzati, di cui quest’ultimo dovesse avvalersi durante la fase istruttoria.

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali riferiti al segnalante, tra i quali principalmente dati anagrafici e di contatto e eventualmente, secondo il contenuto della segnalazione, a soggetti terzi.

La segnalazione potrà, altresì, comprendere dati personali riferiti alle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché́ delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

Nell’ambito del canale di whistleblowing, infatti, possono essere trattati dati personali relativi ad altri interessati, quali ad esempio dati di terze persone forniti dal segnalante o dati personali relativi al soggetto segnalato.

In occasione di ogni segnalazione, il Segnalato e atri soggetti coinvolti nella segnalazione potrebbero non ricevere immediatamente una specifica informativa privacy in merito al trattamento dei loro dati laddove sussista il rischio che, fornendo tale informativa, si comprometta la capacità di verificare efficacemente la fondatezza della segnalazione o di raccogliere i riscontri necessari.

Il Gestore delle segnalazioni tratterà i dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite, delle quali sia venuto a conoscenza, allo scopo di effettuare le necessarie attività̀ istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.

Il trattamento in questione comporta il conferimento – al Gestore, tramite invio di segnalazione – di dati anagrafici, codice fiscale, dati di contatto e, eventualmente, dati sulla qualifica professionale, nonché́ di dati e informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata.

I dati forniti verranno trattati esclusivamente per l’istruttoria della segnalazione ai sensi della normativa whistleblowing.

Per le finalità̀ sopra indicate, la base di legittimità̀ dei trattamenti dei Dati Personali forniti è rappresentata da:

a)    la necessità di adempiere ad obblighi legali cui è soggetto il Titolare (in particolare l’art. 4 e ss. del D.Lgs. n. 24 del 2023 e l’art. 6., co. 2 bis e ss. del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231);

b)    il Suo specifico consenso ex artt. 6, par. 1, lett. a) e art. 9, par. 2, lett. a), del GDPR che Lei potrà̀ manifestare prima di procedere all’invio della segnalazione mediante i canali interni di segnalazione istituiti;

c)     l’interesse legittimo del Titolare, ai sensi dell’art. 6, co.1, lett. f) del GDPR, che venuto a conoscenza della segnalazione da Lei presentata, intenda garantire e preservare gli interessi della società;

d)     la necessita di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, in caso fosse necessario.

I Dati Personali, nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lett. c), del GDPR nonché́ gli obblighi di legge cui sono tenuti i Titolari, saranno conservati per il tempo necessario per elaborare e indagare su una segnalazione di irregolarità o, se applicabile, per il tempo necessario per decidere e applicare sanzioni o altre misure o comunque non oltre i cinque anni (art. 14 del D.Lgs. n. 24 del 2023).

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

In ogni caso, qualora venissero avviati procedimenti giudiziari o disciplinari, i dati personali forniti saranno conservati fino alla chiusura definitiva di tali procedimenti; qualora invece tali procedimenti non venissero avviati, i dati personali rilevanti saranno conservati per non più di 30 giorni dopo il completamento dell’indagine, ad eccezione dei casi in cui i dati personali devono essere conservati secondo le leggi in vigore.

Oltre tale termine i dati potranno essere conservati per finalità̀ di archiviazione, con accesso limitato, ai soli fini della difesa in sede giudiziaria per eventuali controversie con l’interessato.

Il trattamento dei Dati Personali avverrà̀ – secondo i principi correttezza, liceità̀ e trasparenza – tramite supporti e/o strumenti informatici, manuali e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità̀ del trattamento e comunque garantendo la riservatezza e sicurezza dei dati stessi e il rispetto degli obblighi specifici sanciti dalla legge, e potrà consistere in qualunque operazione tra quelle indicate all’art. 4, punto 2, del GDPR (raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, raffronto, limitazione, cancellazione, distruzione) ad esclusione della diffusione, salvi eventuali obblighi di legge.

La disponibilità, la gestione, l’accesso, la conservazione e la fruibilità̀ dei dati è garantita dall’adozione di misure tecniche e organizzative per assicurare idonei livelli di sicurezza ai sensi dell’art. 32 del GDPR.